письмо-благодарность, типовые оборот - деловая речь для государственных служащих библиотека русских учебников. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении Спасибо за быстрое решение
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
- Позитивное завершение письма
– последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!
Сравните:
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.….. | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! |
Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
5. Подпись и блок контактной информации.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.
Для чего это нужно?
Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.
Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания. Речевой этикет делового письма является проявлением культуры адресанта. Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы. Вступительное обращение - это способ привлечения внимания адресата, установления контакта с ним. В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофициального характера; в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общественное положение, и др.) или группе лиц, связанных до роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В современных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосредственного обращения к должностному лицу или лицам. Обращение помещается отдельной строкой по центру. Восклицательный знак придает письму эмоциональный характер, указывает на особое значение, придаваемое автором содержанию излагаемого вопроса. При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное положение, сферу деятельности, характер взаимоотношений между сторонами, цель письма и пр. Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие: - Уважаемые господа! - Господа! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: - Уважаемые коллеги! - Дорогие коллеги! Для русского речевого этикета нивелирование полов - характерная черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе практически не было, а в советский период распространенным было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В последние годы при адресовании письма должностному лицу женского пола используется существительное мужского рода (следователь, генеральный директор заведующий и т. д.). Если получателем письма является особо важная персона: высокое должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и культуры, известный общественный деятель, президент (председатель) общества, кампании, фирмы и др., то используют обращения: - Глубокоуважаемый Алексей Петрович! - Многоуважаемый Павел Анатольевич! Возможно обращение с указанием должности и без фамилии: - Уважаемый господин Министр! - Уважаемый господин Губернатор! - Уважаемый господин Депутат! - Уважаемый господин издатель! - Уважаемый господин председатель! При обращении к лицу, имеющему звание, можно использовать следующий вариант: - Уважаемый доктор! - Уважаемый профессор! Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как никогда важно личностное обращение, которое вызывает у адресата повышенный интерес к письму, свидетельствует о внимании и уважении отправителя к деловому партнеру. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры: - Глубокоуважаемый господин Петров! - Глубокоуважаемая госпожа Петрова! - Многоуважаемый господин Смирнов! - Многоуважаемая госпожа Демина! - Уважаемый господин Горский! - Уважаемая госпожа Пронина! - Господин Мартынов. - Уважаемый Дмитрий Иванович! - Уважаемая Ксения Петровна! -Игорь Константинович, ... Заключительная форма вежливости завершает основной текст, помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливости, как правило, ставится запятая, но допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставляется ниже заключительной формулы вежливости в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97. В письмах, оформленных на должностных бланках (а также в некоторых письмах частного характера), наименование должности и расшифровка подписи не ставятся. В деловой переписке существует несколько вариантов заключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин ..., то оно должно заканчиваться фразой: С уважением, ... В поздравительных и благодарственных письмах, в письмах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы: - Искренне Ваш (а); ... - Искренне Ваши,... - С нauлучшuмu пожеланиями, ... - С наилучшими пожеланиями и приветом, ... -С сердечным приветом, ... - С сердечным приветом и пожеланиями, ... -С благодарностью . Ваш ... - С дружественным приветом, ... - С дружеским приветом, ... - Наши наилучшие пожелания г-ну (имя). В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только стандартом, но и правилами хорошего тона. В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует использовать официальные формулировки: - С уважением, ... - С благодарностью и уважением, ... - С глубоким уважением, .. ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ Как правило, такие письма имеют персональную адресацию. Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с выражением благодарности может быть различным по содержанию, например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т. д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений между отправителем и получателем письма. В начале письма можно засвидетельствовать свое уважение, почтительное отношение к адресату, признание его заслуг, положительную оценку ума делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную корреспонденцию: -Очень любезно с Вашей стороны ... - Я высоко ценю Вашу доброту... - Признавая и по достоинству оценивая Ваш вклад в... - Мы были счастливы, получив... - Это письмо - выражение глубокой благодарности (признательности) ... - Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа на... - Большое спасибо за факс от... - Благодарим за каталог, который мы получили... - Благодарим Вас за Ваше письмо от... - Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за... -Хочу выразить мою глубокую благодарность за... -Я (искренне) благодарен за Ваш... - Позвольте выразить признательность за участие в... - Позвольте Вас поблагодарить за... - Разрешите выразить Вам благодарность (признательности) - Мы признательны Вам за то, что... - Выражаем благодарность от имени... - Благодарю Вас за участие... В конце письма также можно еще раз употребить слова благодарности, выразить надежду на получение скорого ответа, на продолжение сотрудничества, на возможные перспективы деловых отношений и т. д.: С благодарностью за Ваш интерес к этому делу, остаюсь, ... - Заранее благодарю Вас за содействие, остаюсь, Ваш... - Я буду (мы будем) очень благодарен (благодарны) за скорый (срочный) ответ. - Мы были бы очень признательны (благодарны), если бы Вы ответили при первой возможности. - Большое спасибо за Ваше (доброе) содействие. - Ваше содействие в этом деле будет по достоинству оценено. - С сердечным приветом и благодарностью за Ваше ее действие (терпение) в этом деле. - Я искренне ценю Ваше терпение и продолжающийс. интерес. - Ждем Вашего любезного ответа. С наилучшими пожеланиями и уверенностью в развитии взаимовыгодного сотрудничества... ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ Письмо-поздравление является доказательством доброго расположения отправителя к адресату Поздравления и пожелания чаще всего являются основным аспектом письма, открытки, телеграммы, но могу представлять собой и часть многоаспектного письма. В таком случае слова поздравления и пожелания располагаются как правило, после обращения и приветствия. Для писем, которые пишутся и отправляются задолго до знаменательной даты, возможно размещение поздравления в конце письма. В официальных поздравительных письмах наиболее употребительными являются формулы: разрешите поздравить Вас; позвольте поздравить Вас; примите мои (наши) поздравления.
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ Письмо-приглашение может быть адресовано как конкретному лицу или нескольким лицам, так и учреждениям. Приглашение конкретному лицу следует ее составлять с учетом статуса адресата, характера взаимоотношений между сторонами, а также степени официальности проводимого мероприятия. Наиболее распространенными в деловой переписке являются выражения со словами: разрешите пригласить; позвольте пригласить . Нейтральные по стилю выражения подчеркивают заинтересованность приглашающей стороны. Такие выражения носят еще характер обсуждения, то есть одностороннего приглашения без согласия второй стороны. В том случае, когда и вторая сторона согласна, высылается уже официальное приглашение. - Мы были бы рады видеть Вас на ... - Мы будем весьма признательны Вам за участие в ... -Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение на ... В том случае, когда инициатором приглашения выступы вторая сторона (Мы хотели бы принять участие в Вашем совещании), в ответном письме-приглашении уместны выражения: - Мы с (большой) радостью примем (встретим) Ваших представителей (Вашу делегацию). - Мы рады пригласить Вас ... - Мы согласны принять Вашу делегацию ... - Мы можем принять Ваших представителей. - Мы не возражаем против Вашего участия в совещании. - Со своей стороны мы (с радостью) готовы принять (пригласить, встретить) Ваших представителей. Если первая сторона особо заинтересована в согласии, то после собственно пригласительных фраз употребляются выражения: - Мы надеемся, что Вы примете наше приглашение. - Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие. - Мы выражаем надежду, что Вы примите наше приглашение (предложение). ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ Общепринятыми формулами выражения сожаления являются следующие: -К сожалению, ... - К нашему большому сожалению, ... - К моему великому сожалению, ... - С сожалением ... - Мы очень сожалеем ... - Нам чрезвычайно жаль ... - Я очень сожалею, что ... - Я с сожалением узнал из Вашего письма, что ... - Сожалею ... Выразить сожаление по поводу несостоявшейся сделки, просроченной оплаты, задержки в доставке заказанного товара и т. д. бывает недостаточно для того, чтобы между обеими сторонами сохранились добрые отношения и возможность дальнейшего успешного сотрудничества, поэтому правилами делового этикета рекомендуется принести свои извинения за причиненные неудобства. Извинения в письмах могут сопровождать просьбы (Извините, что обращаюсь к Вам с просьбой ), отказы (Извините, но, к сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем) и т. п. Типичными и наиболее употребительными формулами извинения являются следующие: СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо материальных ценностей; документе не имеющих адресующей части; документов, требующие дополнительного разъяснения. Сопроводительные письма необходимы и в тех случаях, когда отправляемые документы включают несколько листов. В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа и цель его направления, срок исполнения, объясняется причина задержки и т.д.
- (Мы) прилагаем... - Направляем заявку на ... - Высылаем (Вам) наложенным платежом ... - Предоставляю на утверждение ... - Направляем (Вам) на рассмотрение ... - Согласно прилагаемому списку ... - Отправляем Вам вместе с этим письмом образцы...
Это служебное письмо, в котором выражается благодарность за оказанную помощь, услугу, поддержку, приглашаете т.д. "Кодекс вежливости"делового человека предусматривает: не стоит ждать удобного случая, чтобы выразить адресату благодарность. Делать это следует всегда вовремя. Письма-благодарности является гарантией налаживания и дальнейшего пидтрима. Ання добрых партнерских отношений. Такие письма помогут вам прослыть воспитанной и порядочной человекрядної людини. Разумеется, нельзя перечислить все формы выражения благодарности, однако приведем примеры типичных из них. Воспользовавшись ими, вы сможете прослыть приличное человека и реализовать свои планы в общений. УНИ с партнерами: . Уважаемые господа! . Позвольте выразить искреннюю благодарность за дружеский прием, который. Вы организовали представителю нашей фирмы господину (фамилия). Надеемся, что договоренности, достигнутые на встрече, будут иметь положительные результаты . Этим письмом подтверждаем также предварительную устную договоренность о том, что наш представитель господин посетит. Вас в конце месяца, чтобы продолжить переговоры . Уважаемые господа! . Вчера, (дата), мы завершили переговоры с господином (фамилия) и надеемся, что достигнутые результаты являются взаимовыгодными . Пользуясь случаем, хотим также искренне поблагодарить. Вас за визит господина (фамилия). Особенно благодарны за дружелюбный и открытый тон переговоров между господином и руководством нашей фирмы . Еще раз спасибо. Коллектив фирмы . Уважаемые господа! . Примите пай искренней благодарность за финансовую помощь, которую. Вы оказали нашему издательству. По. Вашего содействия мы сможем выдать крайне необходим общественности"Словарь синонимов"Надеемся, что он поможет эффе ективно усвоению украинского языковїнської мови. . С благодарностью и уважением. Коллектив издательства ТИПОВЫЕ оборот1 позволит выразить искреннюю благодарность за. Ваш щедрый благотворительный взнос 2 хочет поблагодарить. Вас за помощь и заверить, что будем рады оказать взаимную услугу при первой же возможности 3. Выражаем. Вам искреннюю благодарность за гостеприимство 4. Хотим выразить свою искреннюю благодарность за согласие продолжить срок поставки. За это время мы смогли получить товары от производителя 5. Пишем. Вам с чувством глубокой благодарности за оказанное терпение относительно задержки поставки заказанного. Вами товара 6. Весьма благодарны. Вам за перенос срока оплаты счета 7. Прежде благодарим за. Ваш заказ и высылаем. Вам специальное предложение 8. Спасибо за поздравления по случаю юбилея фирмы 9. Высокие ценим. Ваш вклад: он. Существенно поддержит наш фонд 10 от имени руководства и всего коллектива выражаем. Вам искреннюю благодарность за многолетний плодотворный труд 11. Искренне признательны. Вам за то, что. Вы не жалели сил и времени и всегда направляли свой талант на достижение успеха в нашем общем деле 12. Еще раз благодарим и выражаем надежду, что это лишь успешное начало нашего сотрудничества и в будущем мы можем рассчитывать на. Вашу помощь 13 еще раз выражаем искреннюю благодарность за все, что. Вы сделали для нашего университета, и желаем успехов в. Вашем труде 14. От имени всех, кто заинтересован в этом благородном деле, примите нашу искреннюю благодарность 15. Хотим выразить искреннюю благодарность за 16. Позвольте еще раз поблагодарить. Вас за 17. Благодаря. Вашей помощи мы смогли решить проблему выплаты стипендий 18. Пользуясь случаем, хотели бы поблагодарить. Вас за прекрасную встречу 19. Примите нашу искреннюю благодарность за поддержку (помощь), предоставленную нам во время ремонта помещения школы 20. Искренне надеемся, что. Вы и в дальнейшем предоставлять нам посильную (определенную) финансовую помощь 21. Хочу выразить свою благодарность за оказанную мне материальную поддержку 22. Спасибо за присланные исправлены счета, благодаря чему мы смогли обнаружить досадную ошибку, которую допустила наша бухгалтерия 23. В этом письме я хочу выразить. Вам искреннюю благодарность за приглашение принять участие в конференции (выставке, заседании круглого стола) 24. Благодаря. Вам мы сможем успешно реализовать запланированную на этот месяц акцию помощи детям, пострадавшим от чернобыльской аварии. Примите нашу искреннюю благодарность 25. Благодарю. Вас за предложение принять участие в реализации проекта по организации совместного производства. Надеемся, что будущее сотрудничество будет успешным и взаимовыгодным 26. Хочу выразить искреннюю благодарность за организованную. Вами встреча, которая, надеюсь, была такой же полезной и приятной для. Вас, как и для меня 27. Прежде позвольте поблагодарить. Вас за то, что нашли время и возможность посетить наше предприятие 28. Это письмо - проявление нашей большого уважения и благодарности за ту неоценимую помощь, которую. Вы нам предоставили 29. Вы, несомненно, заслуживаете искреннюю и глубокую благодарность 30. Не знаю, как. Вам спасибо. Вы сделали мне большую (неоценимую) услугу 31. Я в большом долгу перед. Вами 32. Это очень любезно с. Вашей стороны 33. Очень. Вам обязан (благодарен) 34. Славьте. Вам от всего сердца 35. Мне очень приятно, спасибо 36. Очень благодарен за. Вашу заботу Последние материалы раздела: 
Только качественная и оригинальная косметика и парфюмерия - магазин Летуаль.ру. Сегодня для успешности в работе, бизнесе и конечно на личном... 
DHL Global Mail – дочерняя почтовая организация, входящая в группу компаний Deutsche Post DHL (DP DHL), оказывающая почтовые услуги по всему миру и... 
Для отслеживания посылки необходимо сделать несколько простых шагов. 1. Перейдите на главную страницу 2. Введите трек-код в поле, с заголовком "... | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||